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機密処理サービスの必要性

社内で機密書類を取扱うにあたって、情報漏洩を起こさないための対策を行う必要があります。書類の発生から、廃棄抹消に至るまで、様々なところに情報漏洩の原因となるリスクが潜んでいます。その原因のほとんどは、社員の不注意や不正、セキュリティに対する認識不足など内部的な要因で起こります。そのようなリスクに備えて、内部統制をしっかりと整えておくことが必要です。

内部統制

社内処理における内部統制の問題

内部統制とは、組織が適正に業務を遂行するために社内体制を整備、構築するシステムを指します。つまり、適切な業務遂行のために、組織の内部において適用されるルールや業務プロセスを整備、運用することです。大企業による事件・事故が多発したことなどを受けて、現在では内部統制の方針を決めて報告することが義務づけられています。中小規模の会社であれば、監督者の目の届く範囲内で監督ができますが、大企業で人数規模が多くなるとそれも難しくなります。しっかりとしたルール設計はもちろんですが、そのルールが無理なく運用されるシステムを構築しておかないと組織内全員を統制することは困難です。情報セキュリティ管理を考えるにあたって、社内の機密処理についても、徹底した内部統制をとられていることが必要不可欠です。
社員によって処理方法やシュレッダーの扱い方にバラつきが出てしまいます。機密文書を面倒だからゴミに捨ててしまって発生した情報漏洩も実際に過去に度々発生しています。また、万が一、情報漏洩が起こっても、いつ、どこで、なぜ起こったのかを突き止めにくいという問題もあります。

情報処理セキュリティ管理を徹底するために

社内での機密文書処分に関するマニュアルや基準はありますか？機密文書の処理方法やシュレッダーの扱い方について、マニュアルを作ると良いでしょう。何を細断処理して、何を通常のゴミとして処分するのか、その基準を決めておくことも重要です。しかし、社内での情報セキュリティ管理には限界があります。シュレッダーによる処理は、手間や分別作業において内部統制を妨げる原因となりやすいのも事実です。内部統制を考えた際には、無理なく運用させる手段として、シュレッダーの手間を委託し、信頼できる処理業者へお願いすることも検討してはいかがでしょうか。

処理費用

社内処理のコストは意外と高い

機密書類の廃棄は、処理業者に依頼するよりも自前でシュレッダーを使った方が、コストがかからないと思っている人は多いではないでしょうか？　費用面から考えると、アウトソーシングになるため支出となる費用は増えますが、果たして本当にそうでしょうか？シュレッダー処理には見えないコストがかかっています。

シュレッダー処理にかかる費用

オフィス向けシュレッダーを使った処理には、どれだけの費用がかかっているのでしょうか？　細断処理にかかる費用の項目と、一般的な費用例まとめてみました。

社員の負担

社内処理の負担によるモチベーション低下

現在、社内でシュレッダー処理を行っている企業は多いと思います。シュレッダー処理は社内で廃棄できるので、セキュリティ面では安心感があります。しかし、シュレッダー作業は社員に見えない負担がかかっています。シュレッダーに関する負担は下記の事項があげられます。
■シュレッダー作業に時間がかかる。
■ホッチキスやクリップを外さないといけない。
■散らかった紙くずの掃除が大変。
■袋の交換が面倒。
■すぐ止まる、壊れる。
■音がうるさい。
以上、シュレッダー処理にストレスを感じている社員が多いようです。これらのことは、場合によってビジネス効率を低下させてしまう恐れがあります。面倒だと感じて、処理を放置した結果、書類を紛失してしまったり、シュレッダー処理をせずに書類を捨ててしまう社員が出てくる可能性もあります。本来の業務への集中できる環境づくり「業務効率の観点」、また「セキュリティ管理の観点」からも、シュレッダー処理の負担を減らすことは有効です。

業者に依頼してムダな時間や手間を削減

シュレッダー作業を減らすには、機密文書廃棄業者へアウトソーシングすると良いでしょう。シュレッダーに代わる機密回収ボックスを提供している業者であれば、廃棄した機密性も保たれますし、ホッチキスやバインダーなどの分別が不要なサービス業者もありますので、機密処理にかかる業務負担を減らすことができます。ビジネス効率の低下を防ぐためにも、シュレッダー処理にかかるムダな時間や手間を削減してはいかがでしょうか。

企業の環境貢献活動（CSR）

環境問題が重要視される昨今、企業における環境対策が求められています。そのような中で、企業のCSRとしてCO2排出削減などの環境対策に力を入れる企業が多くなっています。機密書類をリサイクルすることでの環境貢献への有効性について解説します。

機密書類処分における環境対策について

通常、シュレッダーされた紙のゴミは可燃ごみとして焼却処理されます。シュレッダーされた紙は、通常リサイクルに向かないこともこの要因です。（シュレッダーでは紙の繊維を裁断してしまいます。紙の繊維が裁断されると紙として再生しづらくなるためです。）
環境対策として処理後の機密文書などをリサイクルするには、リサイクルに適した機密処理を行っている業者を利用すると良いでしょう。リサイクル面からみると、特殊なシュレッダーで紙繊維を裁断せず破砕しリサイクルする処理方法や、製紙会社に持ち込まれる溶解処理が有効です。

環境対策のPR

しかしながら、ただ単に紙をリサイクルするだけでは企業のCSRには結びつきません。企業として環境貢献を行っていることをホームページなどでPRすることが重要です。機密処理業者によって、リサイクル量から算出した森林伐採抑止量や、CO2削減抑制量を報告してくれるところもあります。そのような情報を、企業CSR活動報告として、ホームページやCSR報告書で実際にPRしているところもありますのでご参考にされてはいかがでしょうか。