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後悔しない選び方

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後悔しない選び方

使いやすさで選ぶなら機密回収ボックス

委託する利用頻度が多い場合は、ボックスタイプの機密回収ボックスを各社提供しておりますのでそちらのご利用をおすすめします。

投入するだけでOK

シュレッダーで毎回処理する手間を考えると投入するだけなので便利です。

価格について

機密回収ボックスをご利用される場合は、回収のタイミングや頻度によって価格が変わります。毎月１回など、定期的に交換日を決め、その日に回収する場合と、満杯になったら回収依頼をかけて回収する場合と2種類あります。毎月発生するおおよその書類の量を踏まえて、処理量にあったタイプを選んでいただくことを推奨いたします。

処理できるものを確認する

サービスによって紙や、紙ファイルだけだったり、クリアファイル、クリップ、バインダーも一緒に処理できたりします。事前に確認することをおすすめします。
※CDやDVDなどのメディア媒体は紙と一緒に処理できません。CDやDVDは文書とは違い産業廃棄物として処理を行うように条例で決まっております。そのため、紙と一緒に捨てることはできません。CDやDVDの廃棄が多い場合は、書類とは別に、専用の機密回収ボックスをサービス提供している業者もありますのでそちらをご利用されてはいかがでしょうか。

セキュリティ重視なら機密抹消専門業者がおすすめ

書類廃棄業者には、古紙回収業者や物流業者が行っているケースがありセキュリティ面では不安な要素を持っていることがあります。漏えいしてもリスクは大きくない場合は良いですが、万が一の事故が起きてはいけない場合は、価格が安いからという理由で選ぶ場合は注意が必要です。定期的に委託する場合は、このような業者は避け、セキュリティ管理がしっかりしている機密抹消専門の業者に頼んだ方が安心です。

機密抹消専門業者を選ぶ理由

・従事スタッフが全員正社員雇用で、従事するためは試験制度があり、セキュリティ意識が高い。
コストを下げるため作業スタッフに、アルバイトや一時雇用のスタッフが従事します。そうなると教育が十分に行き届かなかったり、中にはモラルが低いスタッフがまじっていたりします。とくに、スタッフがやめた後は、責任が保たれなかったりしますので、スタッフと処理業者の間でしっかりとした雇用契約が結ばれていることも重要です。

・運搬中の漏えいリスクに対する備えがある。追跡システムを設置している。
運搬中の漏えいや紛失が最も、漏えい事故として表面化します。受け渡ししたことや運搬中の状況確認などの、証跡が取れる仕組みを持っていることと。物理的に防ぐ仕組みを持っていることが重要です。

・社内設備のセキュリティに力を入れていて、機密性が保持されるよう努力している。
機密抹消専門業者は、監視システムや独自の社員認証システムを設置し、外部からの侵入と内部からの流出を防ぐセキュリティ設備を標準的に持っています。

・自社工場を持っている場合が多く、一業者内で処分を完結することができる。
他社に責任を委託せず、機密情報の抹消完了まで1社で責任を全うできるかどうかになります。
情報取得者からすると、委託監督先責任が発生しますので、複数社になるほど漏えいリスクも高まりますし、監督責任範囲が増えます。

・迅速に処理できるので、処理施設での保管期間が短い。
古紙回収や製紙会社は、繁忙期になると処理されず倉庫などにストックされることがあります。すぐに処理されずに残ったままだとその分漏えいリスクも高まります。

どんな業者が、機密抹消専門業者？

・「ISO27001」を取得している
・処理を完結できる自社処理工場をもっている
・従事するスタッフが身分証や、セキュリティ資格を提示できる

処理方法別に比較

出張細断

  • 良い点
利便性 一度に大量に処理する場合はコストが安くなる。 セキュリティ面 目の前で処分するので安心感がある。
  • 悪い点
利便性 ・一般的に書類分別の必要がある。（バインダーやホッチキスなど）
・トラックが駐車しておける場所の確保が必要。また、処理の際に音がするため、騒音を出しても問題ない場所が必要。
・処理中の立会が必要。		 セキュリティ面 ・処理中の情報漏洩リスクの防止策を考える必要がある。⇒基本的には立会が必要となる。

溶解処理

  • 良い点
利便性 一般的に、運送会社を通して行っているため使いやすさがある。（サービス対応地域が広い） セキュリティ面 ・箱のまま処理されるため機密性が高い。
  • 悪い点
利便性 書類分別が必要かどうかは業者によって違う。 セキュリティ面 ・処理前に箱が破損していることが多々ある。
・製紙会社の都合によって、書類がしばらく放置されることがある。
・複数の企業によって運営されていることが多く、委託先監督範囲が広くなる。

機密処理専門工場破砕

  • 良い点
利便性 ・不純物（クリップやバインダー等）の分別の必要がない。 セキュリティ面 ・処理専門工場はセキュリティ体制が整っている。
・迅速に処分できるため、機密性・安全性が保たれる。
  • 悪い点
利便性 ・運搬も１社完結で行う場合は、対応可能地域が限られる。 セキュリティ面 特になし。

焼却処理

  • 良い点
利便性 一度に大量に処理する場合はコストが安くなる。 セキュリティ面 ・すべて焼却するため安心感がある。
  • 悪い点
利便性 ・一般的に入れてはいけないもの制約が多い。
・基本的には搬入することが前提。
・焼却処理で情報抹消を請け負う業者が少ない。
・紙資源がリサイクルされない。		 セキュリティ面 ・運搬中の漏えいリスクを考える必要がある。
⇒一般的に自身で持ち込み処理するケースが多い。

選ぶ前にチェックシート

各種資格、保険取得について

□セキュリティマネジメントシステム「ISO27001」を取得している
□情報漏洩保険への加入状況を確認する
□事業継続性がある

社内スタッフについて

□社内スタッフの不正を未然に防ぐ管理ルールがある
□社内スタッフへの教育・啓発を全ての職員に対し年1回以上実施している
□配送従事者は自社員が作業を行っている
□常に身分証明書を携帯し委託者へ提示できる

書類の回収・運搬について

□処理受託の際に、機密保持・機密処理の契約書が用意されている
□運搬用のコンテナ車には施錠装置が付いている
□作業員は身分証明書を携帯している
□処理専門業者の作業員である
□搬出時にお客様が立ち会い、確認後にサインしている

処理施設・廃棄過程のセキュリティ体制について

□自社処理工場をもっている
□不審者の侵入などを防ぐため、敷地の周囲に門や防護柵が設置されている
□施設の出入り口での入出管理体制が整っている
□施設の出入り口や内部に、監視カメラの設置はある
□施設内のセキュリティエリアには、より厳格な入出管理体制が整っている

廃棄過程・処理方法について

□処理時に立ち会うことができる
□回収してから迅速に処理している、またその日のうちに処理することができる
□処理証明書を発行している（溶解証明書、リサイクル証明書などあり）
□廃棄処理後、それぞれ適正なリサイクルがされている